海外勤務が決まってから準備すること【実体験からのアドバイス】

この記事では、私の経験から海外勤務が決まってからするべきことを記載しました。

このようなお悩みにお答えします。

この記事を読むことでと、海外勤務が決まってから出国までの手続きや準備と、現地についてからすぐにやるべきことがイメージできます。

なぜなら、実際にベトナムで５年間働いていた、私の経験がもとになっているからです。

下記の記事も合わせてお読みください。

この記事の前半では、海外勤務が決まってから会社員としてやるべきことを記載。

後半では、自分で対応しなければならないことを記載します。

この記事を読んで、海外勤務に向けた準備で失敗しないようにしましょう！

【これをやらないと海外に行けない！】海外勤務が決まったらやるべきこと

私が、2017年3月末に日本を出国するために、最優先で進めたことを記載します。（2017年当時）

当時からは月日が経ち、ルールの変更、2020年からのコロナによる渡航条件があると思いますので、最新の情報は外務省のHPを参考にして十分に調べて進めてください。

全体のスケジュール

労働許可証を取得できるまで１ヵ月半～２ヵ月かかります。また、日本国だけの動きで完結することはできません。

海外勤務先への出向となる場合は、海外勤務先で「*招へい状」を発行できるようにする必要があります。

海外勤務先と連携をしっかり取り進めていくようにしましょう。

パスポートの取得

海外勤務が決まったら、とにかく一番最初にパスポートの準備です。

取得場所、発生費用、準備物や発効までの時間につきまして、リンク先で最新の外務省HPを確認できます。

https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/passport/pass_2.html

パスポートには、５年間と１０年間の２種類があります。過去にパスポートを取得しているのであれば有効期限の確認は必ずしましょう。

これから申請取得する場合は、海外勤務が何年になるのか踏まえて取得をしましょう。ただし、任期が確定しておらず3年～5年のような幅を持たせて言われている場合は、10年で取得するのが無難で安心です。

私の場合は、コロナの影響で2年間近く帰任が伸びてしまった、実体験から10年で取得することをオススメします。

労働許可証（ワークパーミッド）の取得

労働許可証と言っても、国によって様々な種類があります。

リンク先は、私が参考にしていたJETRO（ジェトロ）のHP先になります。※リンク先はベトナムの場合です。

https://www.jetro.go.jp/biznews/2021/06/96e31f2a4e11c3f0.html

私の場合は、ベトナムで働くために取得をしましたが、調べた限りでも数種類ありました。この記事では、私がベトナムで働くために集めた書類を記載していきます。

※各国、厳密なルールがありますので、最新のルールに従って書類の取得、手続きを進めていきましょう。

無犯罪証明書

私は犯罪歴がありませんと海外勤務先の国に証明するために必要です。

取得場所、発生費用、準備物や発効までの時間については、リンク先で最新の警察署（千葉県警）で確認できます。取得まで約１週間でした。

https://www.police.pref.chiba.jp/kanshikika/window_crime_record.html

※私が証明書を発行したのは千葉県警のため、リンク先もそのようにしております。他の県の場合は、「〇〇県　犯罪証明書」と検索すればヒットします。

HPに記載されている「証明書の発給事由に該当するか否かの確認に資する文書（後述）」は、私の場合、会社で発行される「辞令」で問題ありませんでした。※必ず確認をお願いします。

会社によっては、正式に出国日が確定できないと辞令が発行できないなど、方針はあると思います。警察署と会社側に事前に確認をして、どのように進めていけな良いか決めておきましょう。

無犯罪証明証を発行するために、過去の犯罪履歴を確認します。両手指の指紋を全て採取して、問題がなければ数日後にも犯罪証明証が発行されます。

封筒に入った状態で受け取りますが、封筒は開封してはいけません。未開封のままにしておいてください。

※詳細は、自分の住所登録している県警のホームページを確認しましょう。

健康診断証

健康診断証は「英語訳が必要」で「働く上で問題ないと」一筆してもらって発行する必要があります。

リンク先は、私が健康診断書を発行した、国立国際医療研究センターのHPになります。

https://www.hosp.ncgm.go.jp/cmc/index.html

当時の費用としては健康診断費が約20,000円（別途 診察所の日本語版5,000円、英語版10,000円）でした。

時期によって予約から検診まで、どれくらいでできるのかは分かりません。私の場合は1週間前に予約ができて、診断書は約１週間で取得できました。

そのためには事前に病院へ電話で検診の目的と、使用用途を伝えて、必要項目の検診が対応しているかを確認します。

また、英語訳で発行できるのかと、診断書に「働く上で問題なし」と必ず記載して貰えるのか確認が必要とあります。

海外勤務先の国で、必要な検診項目が何かは確認を取ってください。

英文訳を受け取ったあと、外務省へ持って行き「認証」を取得します。

その後、在日ベトナム大使館で「領事認証」を取得します。

そして、海外勤務先の会社へ原本を郵送しました。海外勤務先の方で資料を役所に提出します。

パスポートの全項カラーコピー

取得したパスポート原本とは別に、全項のカラーコピーが必要になります。

パスポート全項カラーコピーして、公証役場で「公証」を取得する。

その後、在日ベトナム大使館で「領事認証」を取得する。

そして、海外勤務先の会社へ原本を郵送しました。海外勤務先の方で資料を役所に提出します。

大学卒業証明証

大学卒業証明書を英文で取得する必要がありました。

卒業した母校で、申請を出せば基本は問題ないと思います。取得まで掛かる日数は確認をお願いします。

在学卒業証明証を取得後、外務省へ持って行き「認証」を取得します。

その後、在日ベトナム大使館で「領事認証」を取得します。

そして、海外勤務先の会社へ原本を郵送しました。海外勤務先の方で資料を役所に提出します。

健康保険 被健康保険者資格証明書

日本の自分の会社で発行してもらってください、総務Gへの依頼で良いと思います。

記載する期間がどれくらい必要なのかは、海外勤務先の方で確認してもらってください。何年、社会人として働いているのかを確認するため使用されてます。

私の場合は、申請から取得まで約１週間くらいでしたが、必ず確認をしてください。

取得後、公証役場で「公証」を取得する。

その後、在日ベトナム大使館で「領事認証」を取得する。

そして、海外勤務先の会社へ原本を郵送しました。海外勤務先の方で資料を役所に提出します。

その他（簿記検定合格証明証）

私は、労働許可証を専門家として取得する必要があったので、エビデンスとして簿記検定の合格証明証が必要でした。

原本を公証役場で「公証」を取得する。

その後、在日ベトナム大使館で「領事認証」を取得する。

そして、海外勤務先の会社へ原本を郵送しました。海外勤務先の方で資料を役所に提出します。

予防接種

海外勤務先で予防接種すべきものが違うと思いますが、私の場合は、A型肝炎、B型肝炎、狂犬病、日本脳炎、破傷風の5種類を接種しました。

リンク先は、私が受診した「渡航医学センター 西新橋クリニック」のHPになります。金額はHP先の最新情報を確認してください。

https://tramedic.com/

身体に抗体ができるまで、回数が必要なものは定期的に接種して、出国までに間に合わない場合は、海外勤務先で残りを接種するようになります。

また、数年後には効果がきれるワクチンもあるため、定期的に接種が必要になってきます。

出発の航空チケットを手配

出国のチケットは会社側が手配を行なうはずです。

出国日が決まっていたとしても、労働許可証の発行が間に合わない可能性もありますので、全体的なスケジュールを把握して手配が必要です。

私の会社の場合は、労働許可証の取得が間に合わなかった人は、通常の2週間滞在できる旅行扱いで海外へ行ったり、3か月間滞在できるマルチビザを取得して対応していました。

アパート解約、引っ越し作業の計画を立てる

実家住まいであれば良いのですが、アパート住まいの方は出国前に解約をするのが良いです。

ただし、出国日とアパート解約日をギリギリに設定しすぎると、何か問題が発生して出国できないとなった場合は困ります。

基本的にアパート解約は最低一か月前に申請が必要になります。ただし、異なる場合もありますので事前に確認は必須となります。

イレギュラーによる誤差はどうしようもないのため、事前に会社と決めておき、情報共有は常に行うようにしていください。最悪、報連相を怠ると、出国までのホテル滞在費が自腹になる可能性があります。

私の実体験からのアドバイスとしては、アパート解約した後の出国日までの滞在場所を決めておく、出国までに掛かる交通費も申請できるように話しをする、などです。

【渡航前までにやること】海外赴任に向けた準備

前半では、出国するまでの会社で進める方法を記載しました。

ここでは、渡航日に向けての身の回りの準備を記載していきます。

手続き関係

海外勤務が決まってからは、あっという間に時間が過ぎていきます。

今までの業務の引継ぎと並行して、出国の準備などが始まっていきます。

インフラサービスの解約

アパート解約日に合わせて、サービス終了日を設定しておく必要があります。

水道光熱費、NTT料金、ガス代、インターネット回線、サブスク　などの解約。

これを怠ると、もう使用していないのに金額を請求されてしまうことになります。

日本に住んでいれば後でもなんとかなりやすいですが、海外に来てしまってはとても面倒なことになってしまいます。

忘れずに解約してましょう。

スマホのSIMカードをどうするか

これが個人的には不便で大変でした。

私の会社では、海外勤務先でSIMカードを準備してくれるため、日本で使用していたSIMカードは実質的に不必要になります。

この場合、3パターンの進め方があると思います。

1、使用継続のままにして海外でも使えるプランにするのか。

2、休止扱いにして、日本から戻ってきたときに再利用できるようにするのか。※私の場合2017年当時は5年間、月額500円で休止扱いとしていたのですが、まさかの6年目の帰国だった為、休止していたSIMカードは使えなくなってしまいました。

3、帰任日が未定なら解約してしまう。ただし解約すると同じ電話番号は再度取得することはできなくなるので注意です。

渡航前にＳＩＭカードを解約すると当然ながら、４Gサービスなど使えなくなるので注意してください。電車乗り換えやネット検索ができなくなるので不便になります。

郵便局での「転送届け」の提出

住所変更、アパート解約後も少しの間、郵便物が昔の住所に送られてしまいます。

リンク先は、郵便局のHPになっています。私は近所の郵便局窓口で行ないましたがインターネットでもできるようですので、詳しくはリンク先等で確認をしてください。

https://www.post.japanpost.jp/service/tenkyo/

そのような事態を避けるために手続きをする必要があります。

私の場合は、実家の住所を転送先しました。

市役所での「転出届け」の提出

日本を出国する日を届出する必要があります。

出国の日にちは、航空チケットに記載されている日にちで問題ありません。

リンク先は、私が利用した市役所のHP先です。自分の知りたい地域の市役所は検索をしてご確認すてください。

https://www.city.chiba.jp/shimin/shimin/kusei/idou.html

私の場合は、ベトナム国としか書きませんでした。

会社によって日本に住所を残しておくのか、外すようにするのか方針は変わると思います。

会社の方針通りに進めない場合、税金の計算など問題が発生しますので注意してください。

渡航先の情報収集

事前に渡航先の情報を収集していることで、少しでも早く渡航先になれることができるはずです。慣れない新しい環境、改善できることは生活にゆとりがうまれます。

文化を知ることから始まる

日本の常識が、渡航先で常識でないことはあり得ます。

渡航先で、問題になることがあるのか知るためにも情報は集めていました。

インターネットで調べたり、『地球の歩き方』という有名な本があるので購入して読んでいました。

現地でも入手できるものを調べておく

渡航の際に、機内に持ち込める荷物の量には制限があります。

超過して費用が発生しても気にならないのであれば問題ありませんが、

渡航先で、簡単に手に入れられるものであれば、現地調達で良いと思います。

どんなお店があるのか調べておくことで、乗っていく荷物はすっきりすると思います。

どこに住むか候補を決めておく

事前に渡航先の先輩、上司に話を聞く機会を設けましょう。

会社で全て手配はしてくれません、自分で情報を集めないと苦労するのは自分です。

私も事前に現地の先輩と連絡を取り情報を集めていました。

また、私より後に来た方も、私にたくさん質問をして情報を得ていた人もいました。

そのように動かなかった方は、現地についてからバタバタとしていて大変そうでした。

まとめ

私の経験をもとに、渡航までのスケジュールを記載しました。

これから、海外勤務へと進む人の参考になればと思います。